Najczęstsze błędy KSeF i jak je naprawić

KSeF może odrzucić fakturę, jeśli dokument nie spełnia wymagań formatu FA(3). FaktFlow tłumaczy kody błędów na zrozumiały język i wskazuje, co poprawić.

Walidacja przed wysyłką

FaktFlow waliduje fakturę lokalnie, zanim wyśle ją do KSeF. Większość problemów wyłapujemy od razu w formularzu — pole z błędem jest podświetlone, a Ty widzisz konkretną podpowiedź zamiast surowego kodu.

Typowe przyczyny odrzucenia

• Nieaktywny NIP nabywcy — kontrahent ma wykreśloną lub zawieszoną działalność. FaktFlow sprawdza NIP w Białej Liście jeszcze przy wpisywaniu.
• Brak wymaganej daty — np. data sprzedaży lub data wykonania usługi przy konkretnej pozycji.
• Niespójne kwoty — suma pozycji nie zgadza się z podsumowaniem VAT.
• Zły kod stawki VAT — stawka nieobsługiwana dla danego typu transakcji.

Jak naprawić

Gdy KSeF odrzuci fakturę, w jej szczegółach zobaczysz komunikat z opisem i przyciskiem prowadzącym do pola wymagającego poprawki. Popraw dane i wyślij ponownie — to ta sama faktura, nie tworzysz nowej.

Błąd a awaria

Rozróżniamy dwie sytuacje:

• Odrzucenie (błąd 4xx) — coś jest nie tak z fakturą. Trzeba poprawić dane.
• Awaria KSeF (błąd 5xx) — problem po stronie systemu. FaktFlow ponawia wysyłkę automatycznie, a po wyczerpaniu prób przenosi fakturę do Offline24.

Nie musisz znać tej różnicy — FaktFlow sam decyduje, czy ponawiać, czy poprosić Cię o poprawkę.

Co dalej?

Jeśli faktura utknęła z powodu awarii, zobacz artykuł o trybie Offline24.